Der 7 Stufenplan zur erfolgreichen ERP-Einführung im Mittelstand

So beschreibt die F&M Consulting die erfolgreichen ERP-Einführungen im produzierenden Mittelstand. 70% eines ERP-Projektes wird allein von dem Projektmanagement beinflußt. Die ERP-Systeme und die Anbieter stehen heute in einem vergeichbaren Wettbewerb.Jedoch Erfolg und Mißerfolg für die Einhaltung der gesteckten Einführungszeit, dem Budget und den gewünschten Unternehmenszielen, liegen in der Verantwortung der internen Projektleitung.

Abschnitt 1 Projekt-Vorphase

In dieser sehr wichtigen Phase der Vorbereitung werden die Geschäfts- und Systemprozesse des Unternehmens aufgenommen, analysiert und hinsichtlich der unterschiedlichen Funktionalitäten einer ERP-Software ausgewertet.Hier sind leicht verständliche Projekt-Schautafeln wirklich nützlich und erfahrungsgemäß ein positives Element. Wichtig ist, das eine Projektleitung und die Projektmitarbeiter namentlich bekannt gegeben werden. Das fördert die Identifikation jedes einzelnen Mitarbeiters mit dem Projekt. Lassen Sie alle Ihre Mitarbeiter so früh wie möglich direkten Anteil nehmen. So stellen Sie sicher, das in der Umsetzungsphase eine große Bereitschaft zur Unterstützung vorhanden ist. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter indem Sie Fragen und Anregungen anerkennen und aufnehmen.

Interne Projektleitung und Projektmitarbeiter

Setzen Sie bei der Auswahl der Projektmitarbeiter neben den fachlichen Qualifikationen auf die sogenannten "Soft-Skills". Hohe Kommunikations- und Dokumentationsfähigkeit sind in solchen IT-Projekten sehr wichtig. Transparenz, Methodik, Nachvollziehbarkeit und Disziplin sind weitere Anforderungen, die an jeden der Projektmitarbeiter gestellt werden müssen. Für die interne Projektleitung gilt die Motivation der Mitarbeiter zu schüren, die Kommunikation in alle Ebenen zu gestalten, Moderation zu übernehmen, Maßnahmen festlegen und gleichzeitig die notwendigen Fachkenntnisse und Erfahrung in der Einführung von ERP-Systemen vorweisen. Die größte Sicherheit bietet an dieser Stelle die Einbindung eines fachkompetenten ERP-Beraters, der aufgrund seiner Erfahrung und seiner Unabhängigkeit gegenüber den Anbietern zum Einen genau die Interessen des Unternehmens und zum Anderen die Machbarkeiten eines ERP-Anbieters kennt. Ein ERP-Berater kann dem Unternehmen bereits in der Angebotsphase bis zu 6-stellige Beträge einsparen. Denn, der Aufbau von Modulen, Lizenzmodellen und die Wirkungsweisen der angebotenen Systemfunktionen weisen viele Kostenfallen auf.

Projektziele

Im Rahmen eines solchen Projektes sollte eine Risikobeurteilung (Risikomanagement) erfolgen. Dazu zählen folgende Punkte:

• wie werden ca. 4 Wochen vor und 4 Wochen nach dem Echtstart ablaufen?
• welche Abschnitte (Bereiche) müssen wann betriebssicher in Funktion treten?
• welche Sicherheitsvorkehrungen müssen getroffen werden?
• was sind kritische System- und Geschäftsprozesse?

Projekt-Konzept (Vorgehensweise)

Ein Projektkonzept sollte mindestens folgende Punkte beinhalten

• Deklaration klarer und nachvollziehbarer Projektmeilensteine mit einer durchgängigen und sorgfältigen Dokumentation von der Projekt-Vorphase bis zur Nachbetreuung (siehe 7 Punkte Konzept)
• Stärken und Schwächenanalyse (Beurteilung von extern Beratern und eine Selbsteinschätzung)
• Hervorhebung der kritischen Stammdaten aufgrund der erstellten Anforderungsanalyse
• Gegebenenfalls die ersten Geschäftsprozesse neu organisieren.
• Aufnahme und Analyse von planungsrelevanten Ist-Daten, z.B. Betriebskennzahlen wie Kapazitätsauslastung, Maschineneffizienz, mindest Durchlaufzeiten usw.
• Gestaltung und Ausbau der EDV Infrastruktur inkl. Serverlandschaft für ein ERP-System (unternehmensweit)
• Organisatorische Änderungen, Optimierung und Harmonisierung der vorhandenen Strukturen.

Diese Vorbereitung benötigt - je nach Aufgabenstellung und abhängig von der Ist-Situation in Ihrem Unternehmen- bis zu 6 Monate. Doch hier wird das Grundfundament gelegt . Die möglichen Einflüsse und die Veränderungen die ein solches Projekt mit sich bringt, sollten weitestgehend bekannt sein, um mögliche Konsequenzen nicht im Projekt selbst, sondern bereits davor erkannt werden.

Abschnitt 2 Projektstartphase (Sollkonzept/Lastenheft)

Erst jetzt können ERP-Anbieter eingeladen werden, um die vielfältigen Module und Funktionalitäten ihrer Software zu präsentieren. Das interne Projektteam hat bereits in der intensiven Vorbereitung die notwendigen Forderungen erarbeitet (Analyse der Geschäftsprozesse) und kann jetzt gemeinsam die Überprüfung und Auswahl der Systeme vornehmen. Basis für alle weiterführenden Verhandlungen und Detailgespräche ist ein Pflichtenheft und die Analyse der Geschäftsprozesse. Hier sind die Anforderungen Ihres Hauses an die ERP-Software genau beschrieben. Diese Ausarbeitung dient später der Erarbeitung eines gemeinsamen Lastenheftes mit dem ERP-Anbieter.

Die ERP-Anbieter weisen in der Regel auf eine sogenannte Bedarfsanalyse (Lastenheft) und/oder ein Prototyping hin. Diese Aufnahme der reinen Software-Anforderungen ist sinnvoll und gibt dem Anbieter ein Bild über möglich einsetzbare Module. Auf Basis dieser Aufnahme sollten erst die Module ausgewählt werden, die Ihrem ERP-System die notwendigen Funktionalitäten geben. Die Lastenheftphase sollte unbedingt durch einen erfahrenen und vom ERP-Hersteller unabhängigen Berater begleitet werde. Lastenhefte sind bereits eine Art Softwareskalierung und werden in einem Frage/Antwort Verfahren mit den Fachabteilung erarbeitet. An dieser Stelle werden sehr viele neue Begrifflichkeiten und Verfahren erklärt und beschrieben, dessen Bedeutung erst nach dem Echtstart den Beteiligen Key Usern klar wird. Nutzen Sie einen erfahrenen Berater als Moderator und Interpreter um Ihrem Projekt die notwendige Sicherheit zu geben.

Bereits bei der Aufnahme und Analyse von planungsrelevanten Daten wird deutlich, dass für die Einführung eines ERP-Systems saubere und nachvollziehbare Ist-Daten zur Verfügung stehen müssen. Die Realität sieht jedoch sehr oft völlig anders aus. Die zur Verfügung stehenden Daten können nicht oder nur teilweise übernommen werden. Oft ist eine aussagekräftige Auswertung der Ist-Daten, im speziellen der produktionsrelevanten und planungsrelevanten Daten, gar nicht möglich. Es gilt tagesgenaue Planungen vorzunehmen und möglichst flexibel auf die sich tägliche ändernden Anforderungen der Kunden zu reagieren. Auch graphische Leitstände sind wenig nützlich, da diese nur mit sauberen Stammdaten hinreichende Ergebnisse liefern können. Die beste Möglichkeit diese Ist-Daten zu ermitteln und auszuwerten ist, eine Betriebsdatenerfassung (BDE). Denn auch die nichtproduktiven Prozesse wie z.B. organisatorische oder techn. Störungen, ungeplante Musteraufträge usw. werden Ihnen viel Unruhe in der Fertigungsplanung und Fertigungssteuerung bescheren. Aus diesem Grund sollte ein BDE-Projekt immer vorgezogen werden.

Abschnitt 3 Projektstart (Feinplanung/Testumgebung)

Erst zu diesem Zeitpunkt sollte die ERP-Software beauftragt werden. Dienstleistungen sowie Soft- und Hardware können nun in Auftrag gegeben werden. Geben Sie dem Projekt einen internen Namen und laden Sie alle Mitarbeiter zu Kick-Off-Veranstaltungen ein. Geben Sie regelmäßig einen Status zum Projekt bekannt. Sichern Sie sich die Unterstützung auch der nicht direkt betroffenen Mitarbeiter, den hier muss ein grundsätzliches Verständnis entstehen, das bestehende Abläufe geändert werden müssen damit das Projekt gelingen kann.
Die Projektmitarbeiter / Spezialisten in Ihrem jeweiligen Bereich geben nun die Stammdaten in einer Testumgebung ein, die idealer weise Ihrem späteren System entsprechen sollte. Stammdaten sollten in einem zumutbaren Umfang und Zeitrahmen neu im ERP-System eingegeben werden. Anhand dieser Test-Daten lassen sich jetzt sämtliche Szenarien des Alltags durchspielen. Nur wenn Sie diese Zeit nutzen, lassen sich die Machbarkeiten für das spätere Produktivsystem erkennen und mögliche Korrekturen in Nummernkreisen, Ansichten, Filtern, Belegesteuerungen und allgemeiner Algorithmen noch beeinflussen. Aber auch diese Testphase sollte einem kontrollierten Lehrplan folgen. An dieser Stelle im Projekt sind Fachberater wieder stark gefragt, da diese den Blick für das Wesentliche erleichtern. In der Testumgebung stellen sich nun die ersten Hürden heraus.

Abschnitt 4 Einführungsphase (Übernahme aller Stammdaten)

Je nach Umfang der Unternehmensstammdaten werden ca. 4 Wochen vor dem Echtbetrieb alle Stammdaten in das leere Produktiv System eingepflegt oder importiert. Jetzt besteht die letzte Chance sich von Altlasten zu trennen. Eine Top-Artikel Liste wird an dieser Stelle helfen können. Konzentrieren Sie sich auf die Artikel, die in einem Zeitraum von ca. 3-9 Monaten vor und ab den Echtstart zu Bewegungsdaten in Ihrem ERP-System führen. Für diese Artikel sollten alle Stammdaten bis zu dem letzten Tag vor dem Echtstart eingepflegt sein. Da Sie leider in dieser Zeit auch Bewegungsabläufe in Ihrem Altsystem haben, wird in dieser Zeit die Arbeitslast den Höhepunkt der Einführung erreichen.

Abschnitt 5 Echtstart (Start des ERP-Systems)

Mit dem Stichtag der Umschaltung werden ca. 4 Wochen Unruhe auf Sie zukommen, denn spätestens jetzt wird jeder Mitarbeiter in dem Unternehmen einen Systemwechsel mitbekommen haben. In dieser Zeit entscheidet sich, ob das Projektmanagement erfolgreich war oder nicht. Das neue System läuft nun unter Volllast. Fehlende oder falsche Belege, falsche Bedarfszuordnungen , ungeübte Buchungen und mangelnde Disziplin machen nun den KeyUsern zu schaffen. Je nach Planungshorizont und Branche werden Übergangszeiten, gerade auch bei EDI Abrufsystemen, nicht ausbleiben. Eine gewisse Parallelfahrt von dem Neu- und Altsystem wird durch die in der Produktion befindlichen Produkte, zur Zeit der Umschaltung, oft notwendig. Aber auch dieser Fall kommt für einen erfahrenen Berater nicht überraschend und will geplant sein. Jede 4. ERP-Einführung scheitert im Alleingang genau in dieser wichtigen Projektphase. Die ernüchternde Erkenntnis, das die Arbeitslast und das Projektmanagement unterschätzt wurde, führt dann zum Abbruch. In den wenigsten Fällen ist ein Abbruchgrund bei den Anbietern zu suchen. Fast alle größeren Anbieter haben mehr als 300 bis 1000 Projekte eingeführt und gehen in bis zu 70 Tagen einen straffen und professionellen Zeitplan nach. Der Ausschreibende sollte also diesem Tempo Schritt halten können.

Abschnitt 6 Know-how-Transfer (Einarbeitung aller ERP-Arbeitsplätze)

Nach den ersten kritischen Wochen sollten nun die KeyUser etwas loslassen können und weitere Mitarbeiter schulen und gegebenenfalls umbesetzen. Unsaubere Geschäftsabläufe und Buchungen werden nun durch detaillierte Schulungsunterlagen kompensiert . Auch für roulierende Arbeitsplätze sollte das erworbene Projekt- und Systemwissen gesichert werden. Halten Sie jetzt Ihre Mitarbeiter an, die notwendigen Dokumentationen nachzuarbeiten.

Abschnitt 7 Projekt-Nachbetreuung (Optimierung und Anwendungsfreigaben)

Ca. 3-6 Monate nach der Einführung stellen sich nun fehlende Auswertungen heraus. Die ERP-Systeme bieten sehr viele Auswertungen im Standard, aber erst jetzt beschäftigen sich viele Mitarbeiter mit den zahlreichen Listen und Statistiken. Leider ist es auch häufig so, das die Geschäftsführung die notwendigen Hilfsmittel zu Unternehmenssteuerung erst nach der Einführung erfragen. Die Deklaration dieser Steuerungsinstrumente und die grundlegenden Geschäftsziele sollten jedoch den Bedarf eines ERP-Systems zu Tage bringen.

Workshops von F&M Consulting

F&M Consulting bietet zu diesem und anderen Themen eintägige Workshops vor Ort an. Jede Veranstaltung wird auf Ihre Bedürfnisse hin zielgerichtet erarbeitet. Sie erhalten also keine Standard Power-Point Präsentation, sondern eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Informationsveranstaltung.